Taideyliopisto: Sujuvampia prosesseja ja yhteisiä toimintatapoja

Miten kehittää palveluprosesseja käyttäjälähtöisesti ja rakentaa yhteisiä toimintatapoja yli organisaatiorajojen? Taideyliopiston opintopalveluiden kanssa toteutettiin vuosina 2024–2025 useita osallistavia työpajoja, joissa kehitettiin opiskelijalähtöisiä prosesseja, valmisteltiin muutosten toteutusta ja rakennettiin yhteistä suuntaa pitkäjänteiselle kehittämistyölle.
  • 2024-25
  • 8 työpajaa
  • 3 kehittämis­kokonaisuutta
Taideyliopisto on taidealojen koulutukseen ja tutkimukseen erikoistunut yliopisto, jonka muodostavat Kuvataideakatemia, Sibelius-Akatemia ja Teatterikorkeakoulu. Yliopiston opintopalvelut tukevat opiskelijoiden opintojen sujuvuutta sekä opetuksen suunnittelua ja toteutusta yhteistyössä akatemioiden kanssa.

Opintopalveluiden prosessien ja toimintatapojen kehittäminen

Haaste & tavoitteet
Korkeakoulun opintopalveluissa prosessien sujuvuus, selkeät vastuut ja yhteiset toimintatavat vaikuttavat sekä opiskelijoiden kokemukseen että henkilöstön arjen työhön.

Kehittämistyön tavoitteena oli tarkastella palveluprosesseja eri käyttäjäryhmien näkökulmista, yhtenäistää toimintatapoja sekä tukea uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönoton valmistelua. Lisäksi haluttiin vahvistaa eri akatemioiden välistä yhteistyötä ja luoda suunnitelmallisuutta opetussuunnitelmatyön kehittämiseen.
Lähestymistapa ja ratkaisu
InnoLearny suunnitteli ja fasilitoi useita toisiinsa liittyviä työpajakokonaisuuksia lokakuun 2024 ja toukokuun 2025 välisenä aikana. Työskentelyssä yhdistyivät käyttäjälähtöinen prosessikehittäminen, yhteiskehittäminen ja muutoksen suunnittelu.

AHOT-prosessin kehittäminen ja eAHOT-muutoksen valmistelu

Aiemmin hankitun osaamisen tunnustamisen prosessia tarkasteltiin opiskelijoiden ja henkilöstön näkökulmista. Työpajoissa hyödynnettiin muun muassa empatiakarttoja, prosessikuvauksia ja vaiheittaista analyysiä. Työskentelyssä tunnistettiin prosessin kehittämistarpeita, rakennettiin yhteistä näkemystä sujuvammasta toimintatavasta ja valmisteltiin sähköiseen eAHOT-ratkaisuun siirtymistä.

Yhteistyön ja toimintatapojen kehittäminen

Yhteisessä työpajassa tarkasteltiin asiantuntijaryhmien yhteistyötä ja tunnistettiin mahdollisuuksia sujuvoittaa yhteistä työskentelyä. Osallistujat kehittivät käytäntöjä kehitysideoiden käsittelyyn sekä tiedon jakamiseen henkilöstön kesken.

Opetussuunnitelmatyön kehittäminen ja tiekarttatyö

Kolmen työpajan kokonaisuudessa tarkasteltiin opetussuunnitelmatyön tavoitteita, yhteistyötä ja kehittämistarpeita sekä rakennettiin yhteistä tiekarttaa kehittämistyön tueksi. Työskentelyssä hyödynnettiin aikajanoja, pienryhmätyöskentelyä ja palautekierroksia. Samalla jäsennettiin kehittämisen painopisteitä ja tulevia vaiheita.

Kaikissa kokonaisuuksissa käytettiin osallistavia menetelmiä ja visuaalisia Miro-työpohjia. InnoLearny kokosi työpajojen tuotokset ja jäsensi niitä jatkokehittämisen tueksi.
Lopputulema
Työpajakokonaisuuksissa syntyi yhteisiä prosessikuvauksia, kehittämisehdotuksia, toimintamalleja ja suunnitelmia muutosten toteuttamisen tueksi.

AHOT-työssä vahvistettiin yhteistä ymmärrystä käyttäjälähtöisestä prosessista ja valmisteltiin digitaaliseen toimintatapaan siirtymistä. Asiantuntijaryhmien työskentelyssä löydettiin uusia tapoja kehittää yhteistyötä ja tiedon jakamista. Opetussuunnitelmatyön kokonaisuudessa rakennettiin yhteistä näkemystä kehittämisen suunnasta ja laadittiin tiekartan ensimmäinen versio.

Kokonaisuus tarjosi Taideyliopiston opintopalveluille jäsennellyn pohjan kehittämistyön jatkamiselle ja yhteisten toimintatapojen vahvistamiselle.
Projektin keskeiset osaamisalueet

Käyttäjälähtöinen prosessien kehittäminen

Palveluprosessien tarkastelu käyttäjien näkökulmista sekä prosessien kuvaaminen ja kehittäminen.

Osallistava fasilitointi

Eri asiantuntijoiden näkökulmien yhdistäminen ja yhteisen ymmärryksen rakentaminen työpajojen avulla.

Muutosjohtamisen tuki

Muutosten vaikutusten tunnistaminen sekä käyttöönottoa tukevien toimenpiteiden, vastuiden ja aikataulujen suunnittelu.

Toimintatapojen kehittäminen

Yhteistyön käytäntöjen, vastuiden ja kehittämisen toimintamallien yhteinen muotoilu.

Tiekarttatyö ja kehittämisen suunnittelu

Pitkän aikavälin tavoitteiden jäsentäminen konkreettiseksi etenemissuunnitelmaksi.

Kehitetään yhdessä sujuvampia toimintatapoja!

YHTEINEN SUUNTA JA SUJUVAMPI ARKI
Autamme tunnistamaan kehittämistarpeita, selkeyttämään prosesseja ja rakentamaan toimivia käytäntöjä yhdessä henkilöstön kanssa.
OSALLISTAVA PROSESSIKEHITTÄMINEN
Esimerkiksi 3 × 2 tunnin työpajasarja, jossa kuvataan nykyinen prosessi, tunnistetaan kehittämiskohteet ja muotoillaan yhdessä tavoitetila sekä konkreettinen etenemissuunnitelma.
Kehitetään yhdessä!
Kaipaavatko organisaationne prosessit tai toimintatavat selkeyttämistä? Ota yhteyttä, niin suunnitellaan teille sopiva kehittämiskokonaisuus!

Tutustu aiheeseen liittyviin ratkaisuihimme

Prosessit, toimintatavat ja kehittämisen tiekartat
Osallistavat kehittämisprosessit ja yhteiset työpajat
Visuaaliset työpohjat ja yhteisen kehittämisen välineet
Created with